Sistemas y Tecnologías de la Información.
Existen varias definiciones del Sistema de Información, pero creemos que una de las que más se adecua a la realidad es la de Andreu, Ricart y Valor (1991) que definen los Sistemas de Información como “el conjunto integrado de procesos, principalmente formales, desarrollados en un entorno usuario-ordenador, que operando sobre un conjunto de datos estructurados de acuerdo con las necesidades de una organización, recopilan, elaboran y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operatividad habitual de la organización y las actividades propias de la dirección en la misma.”[1] Todo este proceso sin duda apoya, al menos en parte, la toma de las decisiones necesarias para desempeñar las funciones y procesos de actividades en la institución de acuerdo con su estrategia”.
Siguiendo esta definición podemos diferenciar dos tipos de activos:
Activos Tangibles: capital, maquinaria, hardwere, productos, materia prima, necesarios para el funcionamiento habitual de las organizaciones.
Activos Intangibles: la “habilidad tecnológica”, la comunicación con el ciudadano, la imagen de la marca, etc., siendo estos con mayor valor a largo plazo.
Por otra parte las organizaciones están gestionando principalmente tres flujos de Información. En primer lugar está la Información Ambiental, que proviene del entorno, en segundo lugar se destaca la Información Interna, que circula en la empresa y por último la Información Corporativa, que es la información que emite la organización hacia el exterior.
En este sentido es muy acertada la visión del profesor japonés H.Itami (1989) que “cuanto mayor sea la habilidad de la organización para manejar estos flujos de información, más poderosos serán las activos intangibles y por lo tanto en éxito de la organización”.[2]
No debemos pasar por alto la importante diferencia que existe entre los términos Sistemas de Información e Informatización. Desde la Informatización de la organización hasta llegar al Sistema de Información puede pasar mucho tiempo. Primero los distintos elementos informáticos tienen que lograr una integración considerable y coordinación de la información que cada uno genera por si mismo y procesa de manera más o menos independiente. Partiendo de este fundamento será determinado, únicamente como Sistema de Información (SI) el sistema que puede aportar información como resultado de esta integración establecida, con un contenido, formato y terminología apropiada, para ser usada por los responsables de la planificación estratégica de la organización.
Cada Sistema de Información tiene un conjunto de características que son esenciales para su definición algunas de ellas son:
Disponibilidad de la información cuando es necesaria y por los medios adecuados.
Suministro de la información de manera Selectiva evitando sobrecargas de información irrelevante.
Variedad de la forma de presentación de la información.
La “inteligencia” incorporada en el sistema –relaciones preestablecidas entre las informaciones contempladas en el sistema.
El tiempo de respuesta del sistema, que es el tiempo que transcurre entre una petición de servicio y su realización
Exactitud, que es la conformidad entre los datos suministrados por el sistema y los reales.
Generalidad: Conjunto de funciones disponibles para atender diferentes necesidades.
Flexibilidad: capacidad de adaptación y ampliación del sistema a nuevas necesidades.
Fiabilidad: probabilidad que el sistema opere correctamente durante el periodo de disponibilidad de uso.
Seguridad, que se denomina la protección contra pérdida y uso no autorizado de los recursos del sistema.
Todo Sistema de Información persigue los siguientes objetivos, que se pueden sistematizar en dar soporte adecuado a las estrategias de la empresa, proporcionar a todos los niveles de la organización la información necesaria para controlar las actividades de la misma. Por otro lado toda la información se debe utilizar como un recurso corporativo que debe ser Planificado, Gestionado y controlado para que pueda ser más efectivo para la organización.
Sistemas de Ayuda a la Toma de Decisiones (Decision Support Systems- DSS´s).
El objetivo principal de estos sistemas es la complementación de las capacidades de decisión del ser humano, valiéndose de la potencia que adoptan los ordenadores para el procesamiento de datos. Creemos que sería útil definir lo que podría ser un sistema de apoyo a la toma de decisiones antes de empezar a crearlo en detalle. Por esta razón entre las múltiples definición que se han formulado en los últimos años hemos adoptado la de Freyenfeld, que determina al sistema de ayuda a la Tema de Decisiones (DSS´s) como: “un proceso de datos interactivo y un sistema de representación visual (entorno gráfico) que es usado para ayudar en el proceso de toma de decisiones y debe reunir las siguientes características:
Ser lo suficientemente sencillo para que lo pueda utilizar el que debe decidir en persona.
Debe mostrar la información en formato y terminología familiar para el usuario.
Ser selectivo en su provisión de información(evitando sobrecargar al usuario.”[3]
Después de tener definidos los objetivos del sistema es obligatorio fijar los Factores Críticos para el Éxito del mismo, ya que la organización debe estimular la utilización de Sistemas Novedosos y, claro, es fundamental que este tipo de práctica siga unas pautas preestablecidas en los Planes
Estratégicos. Estos factores se resumen en:
Los DSS deben mejorar el proceso de toma de decisiones, proporcionando información que actualmente no existe, como también mejoras en el acceso. La visualización el análisis de la información. Por otro lado se proporcionan mejoras en los procedimientos deductivos partir de la información con la cual disponemos y ofreciendo mejor explicación a terceros sobre las decisiones tomadas.
El DSS debe ser tan “especializado” sobre el problema del usuario como sea posible.
El DSS debe tener en cuenta la problemática que rodea a los usuarios potenciales. Dicha problemática la podemos resumir básicamente en dos puntos: su falta de cultura informática y la ausencia de sistematización en los planteamientos de los problemas a resolver por los cargos directivos.
Los DSS deberán ser gestionados por “expertos” que entiendan lo que el usuario desea ver y como lo debe hacer.
Los DSS deben ser controlables por el usuario: el cual deberá ser capaz de especificar: que informes necesita, conque prioridad los desea, y como deberán ser confeccionados los datos.
EL DSS debería ser capaz de utilizar cualquier dato, modelo, disciplina, herramienta o técnica de presentación visual y en definitiva todo aquello que facilite la decisión del ser humano.
Sistemas interinstitucionales. Intercambio electrónico de datos (EDI).
Tenemos en cuenta que los sistemas que se están creando en los organismos de la administración y las empresas en un futuro próximo tendrán que ser unidos en un macrosistema de procesamiento de datos. El Sistema de Intercambio de Datos es un sistema de información automatizado que es compartido entre dos o más empresas o entidades públicas, donde el acceso a los datos y a las aplicaciones es compartido, en mayor o menor medida por los diferentes organismos participantes. Existen elementos obligatorios que denominan un sistema de información como compartido, estos elementos son:
Los SIE deben compartir incentivos para que sean utilizados por todos los participantes.
Los SIE deben desarrollarse en un clima de garantía total de fiabilidad, seguridad, privacidad e integridad de la información.
Implantar in SIE debe reportar beneficios tangibles que justifiquen la inversión efectuada, como su contribución a la obtención de eficacia imposible de alcanzar con sistemas internos.
El Intercambio Electrónico de Datos (Electronic Data Interchange- EDI) es el intercambio de datos en un formato normalizado entre los sistemas informáticos de quienes participan en las transacciones con reducción al mínimo de la intervención manual. El EDI es una combinación entre la Informática, la Gestión organizacional y las Telecomunicaciones, constituyéndose un sustituto del documento físico en su función de portador de datos para el comercio y las actividades y servicios con él relacionados, por tanto EDI significa la tramitación “sin papeles”.
La finalidad del EDI, inicialmente es optimizar el flujo de información entre las organizaciones, minimizando al máximo las posibilidades de errores así como retrasos asociados a un sistema basado en papel. Su implantación conlleva a cambios organizativos y procedimientos que alteran las prácticas y las relaciones entre los organismos públicos y los ciudadanos, buscando una mayor eficiencia de las mismas, con un abaratamiento de costes y una aceleración de los procedimientos administrativos.
La introducción de estos sistemas nos lleva a nuevos modelos de gestión de la organización como son los modelos “Just in time”(JIT) y Quick responce(QRS), pero siempre con el objetivo de mejorar el servicio ofrecido basándose en una metodología científica y no dejando pasar a las nuevas tecnologías.
Gestión de la Información vs. Gestión del Conocimiento.
Cuando intentamos comparar estos dos términos nos damos cuenta que ambos tienen elementos comunes, pero desarrollan sus actividades a diferente nivel. En el sistema de Gestión del Conocimiento se pr
etende cubrir las necesidades de todos en la organización, no simplemente suministrar mejor la información a la élite.
Una diferenciación simplificad, pero muy lógica podría ser la siguiente, estos dos tipos de gestión se diferencian porque tienen un objeto diferente. Mientras la Gestión de la Información gestiona la información la Gestión del Conocimiento gestiona el conocimiento y como las dos cosas no son lo mismo las actividades de Dirección relacionadas con ellas tampoco pueden ser lo mismo.[4]
Siguiendo este razonamiento la Gestión de la Información está, casi siempre, relacionada con datos estructurados e información en papel o dispositivo digital, mientras que la Gestión del Conocimiento dirige muchos más procesos en la organización utilizando el conocimiento. Se puede decir que existe estrecha relación entre los dos procesos, pero creemos que la Gestión de la Información se engloba en la Gestión del Conocimiento, que a su vez la utiliza para generar nuevos conocimientos que son de utilidad para la organización.
El soporte tecnológico es necesario no sólo para controlar la información sino también para desarrollar bases de datos y sitios de consulta para los miembros de la organización. Claro está, que el soporte tecnológico no es suficiente y si deseamos crear Comunidades del Conocimiento On-line (Online Knowledge Communities- OLC) lo lograremos sólo si los miembros sienten la ventaja de utilizarlas. En este sentido Wendi Bukovitz y Ruth Williams (2000), señalan con razón que la pregunta clave es: ¿Ayuda la Comunidad Virtual On-line a sus miembros a realizar mejor su trabajo?. No creéis que todos deberíamos hacernos esta pregunta.
Para concluir este trabajo debemos tener en cuanta que el nuevo entorno y las redes globales están generando enormes posibilidades de comunicación entre grupos, personas y organizaciones con conexiones móviles, multimedia, y todo esto está generando nuevos mercados, relaciones sociales y nuevas Organizaciones en Red. Este concepto hace que aparezca la “Organización Virtual” deslocalizada físicamente. Por primera vez ahora las Organizaciones en Red van a necesitar el individuo como elemento básico, como ninguna la ha tenido jamás, ya que sin él la Red no se puede utilizar eficazmente.
La teoría de la Economía Tradicional ha utilizado a la Tierra, el Trabajo, y el Capital como recursos económicos fundamentales, sin embargo, ya ha llegado el momento también de considerar a la información como cuarto recurso estratégico crítico.
T.S.U. Zuraima Mendoza
